Polityka prywatności

Ta polityka prywatności opisuje, jakie dane osobowe zbieramy w serwisie hot-space.eu, po co je przetwarzamy, jak długo je przechowujemy i jakie masz wobec nich prawa. Napisaliśmy ją zwykłym językiem, bez odsyłania do paragrafów, których nikt nie czyta — a wszystkie podstawy prawne podajemy z linkiem do źródła, żebyś mógł je sprawdzić samodzielnie.

Polityka prywatności obejmuje wyłącznie serwis hot-space.eu i markę Hot Space. Zasady korzystania z samej strony — usługi elektroniczne, reklamacje i prawa autorskie — opisuje osobny dokument: regulamin serwisu.

1Kto jest administratorem danych

Administratorem danych opisanych w tej polityce prywatności — czyli podmiotem decydującym o tym, po co i w jaki sposób są przetwarzane — jest spółka prowadząca markę Hot Space.

Marka Hot Space to nazwa handlowa, pod którą spółka świadczy usługi izolacji wdmuchiwanych oraz montażu i serwisu systemów HVAC. Jeśli piszesz do nas z adresu firmowego lub w sprawie inwestycji, administratorem pozostaje ta sama spółka — zmienia się wyłącznie skrzynka, na którą trafia korespondencja (biuro@hot-space.eu).

2Jakie dane zbieramy i skąd

Dane trafiają do nas dwiema drogami: podajesz je sam albo powstają automatycznie przy korzystaniu ze strony. Poniżej pełna lista — nie zbieramy niczego poza tym zestawem.

3Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Każdy cel przetwarzania ma własną podstawę prawną z art. 6 RODO i własny termin usunięcia danych. Nie trzymamy danych „na zapas”.

Terminy przedawnienia roszczeń wynikają z Kodeksu cywilnego, a obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej — z Ordynacji podatkowej. Po upływie wskazanych okresów dane usuwamy lub anonimizujemy.

4Komu powierzamy dane

Polityka prywatności Hot Space wyklucza sprzedaż danych i przekazywanie ich brokerom danych. Korzystamy natomiast z zewnętrznych dostawców narzędzi, bez których serwis nie działałby albo działałby gorzej. Z każdym z nich łączy nas umowa powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO.

Dane mogą też trafić do organów publicznych — urzędu skarbowego, sądu, policji — ale wyłącznie wtedy, gdy zażądają ich na podstawie przepisu prawa. Takie podmioty nie są procesorami, lecz odrębnymi administratorami.

5Przekazywanie danych poza EOG

Część narzędzi wymienionych w tej polityce prywatności należy do firm mających infrastrukturę w Stanach Zjednoczonych. Oznacza to, że Twoje dane mogą zostać przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

• Google — transfer odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU–US Data Privacy Framework; Google LLC figuruje na liście podmiotów certyfikowanych.
• Pozostali dostawcy spoza EOG — transfer opiera się na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) wraz z oceną skutków transferu.

Kopię zabezpieczeń zastosowanych przy konkretnym transferze udostępnimy na żądanie — napisz na biuro@hot-space.eu.

6Twoje prawa

RODO daje Ci konkretny zestaw uprawnień, a polityka prywatności opisuje, jak z nich skorzystać w praktyce. Nie musisz uzasadniać, dlaczego z nich korzystasz — wystarczy wiadomość z adresu, którego używałeś w kontakcie z nami.

• Dostęp do danych (art. 15) — możesz zapytać, czy i jakie dane o Tobie mamy, oraz otrzymać ich kopię.
• Sprostowanie (art. 16) — poprawimy dane nieprawidłowe i uzupełnimy niekompletne.
• Usunięcie, „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17) — usuniemy dane, jeśli nie mamy już podstawy, by je przetwarzać. Wyjątkiem są dokumenty, które musimy przechowywać z mocy przepisów podatkowych.
• Ograniczenie przetwarzania (art. 18) — na czas wyjaśnienia sporu co do prawidłowości danych zamrozimy ich wykorzystanie.
• Przenoszenie danych (art. 20) — dane przetwarzane na podstawie zgody lub umowy przekażemy Tobie albo wskazanemu podmiotowi w formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Sprzeciw (art. 21) — wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego. Sprzeciw wobec marketingu jest bezwarunkowy — uwzględniamy go zawsze.
• Wycofanie zgody (art. 7 ust. 3) — w każdej chwili i bez podawania powodu. Wycofanie nie podważa legalności przetwarzania sprzed cofnięcia zgody.

Jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa — uodo.gov.pl. Będziemy jednak wdzięczni, jeśli najpierw dasz nam szansę wyjaśnić sprawę bezpośrednio.

7Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Wycenę przygotowuje człowiek, po oględzinach budynku albo po rozmowie — polityka prywatności nie przewiduje tu żadnego automatu.

Jeśli wyrazisz zgodę na pliki cookie analityczne lub reklamowe, narzędzia statystyczne i reklamowe grupują użytkowników według zachowania na stronie. To profilowanie w rozumieniu RODO, ale nie prowadzi ono do żadnej decyzji wobec Ciebie — służy wyłącznie dobraniu treści reklamowej i ocenie, które podstrony są przydatne.

8Pliki cookie i podobne technologie

Ta część polityki prywatności dotyczy plików cookie — małych plików tekstowych zapisywanych przez serwis w Twojej przeglądarce. Zasady ich stosowania określa art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej, który od 10 listopada 2024 r. zastąpił wcześniejszy art. 173 Prawa telekomunikacyjnego. Przepis ten wymaga, byś przed zapisaniem plików innych niż niezbędne otrzymał jasną informację o celu i wyraził zgodę.

Kategorie zgód w naszym banerze

• Niezbędne — bez nich strona nie zadziała: zapamiętanie Twojej decyzji o zgodach, wersja językowa, ochrona formularza przed automatycznym wysyłaniem. Ta kategoria jest zawsze aktywna i nie wymaga zgody.
• Funkcjonalne — usprawnienia, na przykład udostępnianie treści i osadzone elementy zewnętrzne.
• Analityczne — anonimowa statystyka odwiedzin: które podstrony czytasz i skąd trafiłeś na stronę.
• Wydajnościowe — pomiar szybkości ładowania i wykrywanie błędów.
• Reklamowe — dopasowanie reklam i pomiar ich skuteczności, w tym remarketing.

Pliki analityczne i reklamowe zapisują się dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody na odpowiednią kategorię. Jeśli zgody nie udzielisz, w Twojej przeglądarce pozostaną wyłącznie pliki niezbędne.

Jak wycofać zgodę lub zmienić ustawienia

• W naszym serwisie — kliknij ikonę zgód w lewym dolnym rogu ekranu i zmień wybór. Decyzja zaczyna obowiązywać od razu.
• W przeglądarce — możesz zablokować lub usunąć pliki cookie w ustawieniach: Chrome, Firefox, Safari, Edge.

Zablokowanie plików niezbędnych może sprawić, że formularz kontaktowy przestanie działać, a baner zgód będzie pojawiał się przy każdym wejściu.

9Media społecznościowe i treści zewnętrzne

W stopce serwisu znajdziesz odnośniki do naszych profili w serwisach Facebook, Instagram, YouTube i X. To zwykłe linki — nie osadzamy w treści stron wtyczek śledzących, więc samo wejście na hot-space.eu nie przekazuje informacji o Tobie tym serwisom. Dane trafią do nich dopiero wtedy, gdy klikniesz odnośnik i przejdziesz na ich stronę; obowiązują tam ich własne polityki prywatności.

W zakresie danych przetwarzanych na naszych profilach społecznościowych jesteśmy współadministratorem razem z operatorem danej platformy — zgodnie z art. 26 RODO. Nasza rola ogranicza się do publikowania treści i odpowiadania na wiadomości; nie mamy wpływu na to, jakie dane platforma zbiera na swoje potrzeby.

10Bezpieczeństwo danych

• Cała transmisja między Twoją przeglądarką a serwerem jest szyfrowana certyfikatem SSL — adres strony zaczyna się od https://.
• Dostęp do skrzynek i panelu serwisu mają wyłącznie osoby, którym jest to potrzebne do pracy, na indywidualnych kontach z uwierzytelnianiem dwuskładnikowym.
• Kopie zapasowe serwisu i poczty wykonuje operator hostingu; są przechowywane na serwerach w Polsce.
• Formularze chroni mechanizm rozpoznawania botów, dzięki czemu Twoje zapytanie nie ginie w napływie automatycznego spamu.

11Dzieci

Polityka prywatności zakłada, że serwis i nasze usługi kierujemy do osób pełnoletnich — właścicieli budynków, inwestorów i zarządców nieruchomości. Nie zbieramy świadomie danych osób poniżej 16. roku życia. Jeśli dowiesz się, że dziecko przekazało nam swoje dane bez zgody opiekuna, napisz na biuro@hot-space.eu — usuniemy je niezwłocznie.

12Polityka prywatności — zmiany dokumentu

Polityka prywatności jest aktualizowana, gdy zmieniamy narzędzia w serwisie albo gdy zmieniają się przepisy. Każda wersja ma numer i datę obowiązywania, widoczne na samej górze dokumentu. O istotnych zmianach — na przykład o uruchomieniu nowego narzędzia analitycznego — poinformujemy w banerze zgód, a osoby zapisane na newsletter dodatkowo wiadomością e-mail.

?Polityka prywatności — najczęstsze pytania

Źródło wizyty i oferty. Gdy wchodzisz na hot-space.eu z linku w naszej ofercie, wiadomości, poście lub reklamie, zapamiętujemy w pamięci tej karty przeglądarki (sessionStorage, usuwana po zamknięciu karty), skąd przyszedłeś i na jaką stronę wszedłeś. Jeśli wyślesz formularz, ta informacja trafia do nas razem z zapytaniem. Wejścia z takich linków liczymy też na naszym serwerze, zapisując tylko datę, nazwę kampanii, stronę wejścia i rodzaj urządzenia — bez adresu IP i bez plików cookies. Oferty, które wysyłamy klientom jako stronę internetową, rejestrują datę otwarcia, rodzaj urządzenia, przeglądane sekcje, wybrane warianty i kliknięcia; dane te zapisujemy przy Twojej ofercie, aby lepiej odpowiedzieć na pytania i przygotować rozmowę. Dane przechowujemy do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): obsługa Twojego zapytania i oferty oraz ocena, które kanały kontaktu działają. Możesz się temu sprzeciwić, pisząc na adres kontaktowy podany w tej polityce.